Een van de vreemdste werkervaringen tijdens de lockdown was waarschijnlijk het beginnen met een nieuwe baan vanuit huis. De thuiswerkende nieuwkomer heeft zijn collega’s nog nooit in het echt ontmoet, heeft nog geen vrijdagmiddagborrel of teamuitje meegemaakt en heeft zichzelf nog niet volledig kunnen profileren binnen de organisatie.
Nu het advies om thuis te werken is ingetrokken, verwelkomen steeds meer organisaties hun medewerkers stapsgewijs weer op de werkvloer. Voor de nieuwe teamleden die alleen nog thuis hebben gewerkt, breekt er een spannende periode aan: ze gaan voor het eerst op kantoor werken. Aan werkgevers de belangrijke taak om deze medewerkers zich opnieuw welkom te laten voelen. Immers: een goede onboarding is essentieel voor een positieve werknemersbeleving en draagt bij aan het verlagen van het personeelsverloop. Daarnaast moeten nieuwe medewerkers de organisatiecultuur nog goed leren kennen en zich er onderdeel van voelen – en ook dat gaat het best op kantoor.
Werkgevers, doe dus iets extra’s voor deze groep – die behalve nieuwkomers ook bestaat uit mensen die binnen de organisatie van functie zijn gewisseld en medewerkers die kort voor de lockdown zijn begonnen en nog middenin hun kennismaking zaten toen zij thuis moesten gaan werken. Wat je kunt doen? De Amerikaanse leiderschapscoach Rebecca Zucker geeft daarvoor zes tips.
- Laat alle thuiswerkende nieuwkomers elkaar ontmoeten
Deze groep deelt een unieke ervaring: zij zijn met een nieuwe baan begonnen tijdens een pandemie. Dat schept al vanzelf een band. Organiseer dus een moment waarop deze medewerkers elkaar ontmoeten en leren kennen. Help ze bijvoorbeeld met speeddates of andere ijsbrekers, zeker als er veel verschillende niveaus in de organisatie vertegenwoordigd zijn. Bijkomend voordeel is dat een netwerk tussen teams en afdelingen ten goede komt aan de korte lijnen in de organisatie en aan de betrokkenheid van medewerkers.
- Wees attent
Als thuiswerkende nieuwkomers voor het eerst op kantoor komen werken, verwelkom ze dan alsof het echt hun eerste dag is. Laat iets speciaals achter op hun bureau of schrijf een persoonlijk welkomstbriefje voor ze. Zo’n klein gebaar kan een blijvende goede indruk achterlaten en laat zien dat je erkent dat deze mensen een extra moeilijke inwerktijd hebben gehad.
- Maak ze wegwijs
Ook al werken deze nieuwkomers al een tijdje bij de organisatie, ze weten hun weg nog niet te vinden op kantoor. Dat kan onprettig zijn en onzeker maken. Maak ze daarom wegwijs in het gebouw en geef ze een rondleiding. Doe dit in kleine groepjes zodat er voldoende gelegenheid is tot het stellen van vragen en het ontmoeten van collega’s. Laat niet alleen zien waar de keuken, koffiemachine, wc’s en verschillende soorten werkruimtes zijn, maar neem ook het veiligheidsprotocol en reserveringssysteem voor vergaderruimtes door.
- Geef extra aandacht
Managers gaan er wellicht vanuit dat medewerkers die thuis zijn begonnen inmiddels net zo onderdeel zijn van het team dan andere collega’s. Toch is het goed om deze groep wat extra aandacht te geven, omdat ze zich opnieuw in een nieuwe situatie begeven. Zorg dat managers in gesprek gaan met deze teamleden in hun eerste week op kantoor. Hoe gaat het met ze? Wat hebben ze nodig? Kunnen ze hun draai vinden op kantoor? Ook in de weken daarna is het goed als een manager of HR-medewerker een paar keer ‘incheckt’ bij deze medewerkers. Vraag ze hoe ze hun inwerktijd thuis én op kantoor hebben beleefd en wat de organisatie hiervan kan leren.
- Creëer een buddy-systeem
Sowieso is een buddy-systeem, waarbij je een nieuwe medewerker koppelt aan een ervaren kracht – goed voor de tevredenheid en productiviteit van nieuwe werknemers. Maar als een nieuwe collega die alleen nog maar thuis heeft gewerkt voor het eerst naar kantoor komt, kan het alsnog heel fijn zijn als er een buddy klaarstaat voor die persoon. Een buddy kent de kantoorcultuur en kan een vraagbaak zijn voor de nieuwkomer. Zeker omdat collega’s die elkaar lang niet hebben gezien meer oog hebben voor elkaar dan voor een nieuwe kracht. Je zou zelfs kunnen overwegen om nieuwkomers twee buddy’s te geven: een binnen hun team en een daarbuiten – sommige vragen zijn fijner om te stellen aan iemand die net wat verder van je af staat.
- Plan een informeel teamuitje
Na een lange periode van thuiswerken kan het teamgevoel wel een boost gebruiken, ook voor de mensen die al langer bij de organisatie werken. Plan dus een uitje met het team waarin collega’s elkaar in een ontspannen setting ontmoeten, zoals een picknick of een wandeling in de natuur – eventueel gecombineerd met een teambuilding-activiteit die niet direct is gekoppeld aan het werk. Want een van de beste manieren om je collega’s beter te leren kennen, is toch buiten het werk.
De overgang van thuiswerken naar kantoor is voor iedereen wennen, maar voor nieuwe collega’s die thuis zijn begonnen helemaal. Als organisatie heb je de kans om de werkbeleving voor die groep een positieve impuls te geven. En uiteindelijk is dat goed voor de hele organisatie.
Tip! Het HappinessBureau heeft vanuit de medewerkersreis (employee journey) en werkgeluk een overzicht gemaakt wat je als medewerker, als team en als management kunt doen en welke vragen je kunt stellen aan jezelf, je team of de medewerkers om de terugkeer naar kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen. Deze ‘Terug naar Kantoor checklist’ kun je hier (gratis) downloaden.
Dit blog van Gea Peper verscheen eerder op de site van P&O Partner.
