Jonas De Kerf promoveert aan de KU Leuven op het onderwerp ‘optimale concentratie’. Hij kijkt naar waar en wanneer mensen het zich het best kunnen focussen en waarom. Daarnaast doet hij drie à vier keer per week aan judo.
Het interview is ook als podcast te beluisteren op Soundcloud, Apple of Spotify.
Wat is optimale concentratie?
“Dat verwijst naar het feit dat je honderd procent bezig met je gedachten aan de taak die voor je ligt. Je denkt aan niets anders. Dat geeft een soort flow-gevoel. Als je eruit komt, merk je: de tijd ging heel snel vooruit. Het is een soort hyperfocus.”
Waarom is dat belangrijk?
“Onderzoekers hebben aangeduid dat het tot belangrijke uitkomsten leidt op het gebied van welzijn en productiviteit. Onze natuurlijke state of mind is dat we ons veel zorgen maken, over werk en privé. Als we een taak hebben die ons triggert om daar niet meer aan te denken, maar alleen met die taak bezig te zijn, is dat heel fijn. Want dan ben je niet meer met die zorgen bezig. Dat geeft een goed gevoel. Dat is de welzijnskant. Dat kun je sterk linken aan de productiviteitskant. Als je alleen maar bezig bent met die taak, komt daar veel concentratie en productiviteit bij. Dan kun je taken snel afwerken en meer creatieve gedachten krijgen. Dat vinden mensen leuk. We vinden het fijn dat we bergen werk kunnen verzetten. Vooruitgang en productiviteit geven ons een gevoel van voldoening en competentie. We hebben allemaal die behoefte. We willen goed zijn in wat we doen, en zijn daartoe in staat door die hyperfocus.”
We doen allemaal verschillende werkzaamheden. Welke werktaken bieden de beste mogelijkheid om optimaal geconcentreerd te kunnen werken?
“Uit de literatuur weten we dat dit taken zijn die honderd procent van je aandacht vereisen, bijvoorbeeld een sport als judo. Ik moet volledig gefocust zijn op mijn tegenstander, anders verlies ik. Dat geldt ook voor werktaken die onze aandacht zo triggeren dat we niet meer afgeleid zijn. Want onze natuurlijke state of mind is ook ‘afgeleid zijn’ en met veel verschillende gedachten bezig zijn. Als een taak voldoende uitdagend en complex is en als we onze vaardigheden ervoor nodig hebben, komen we sneller in een hyperfocus.
Er zijn twee grote categorieën taken: intellectuele en sociale taken. Bij intellectuele taken moeten we vaak een probleem oplossen, bijvoorbeeld een planning of budgettering maken, een rapport schrijven of een complexe analyse doen. Minder complex zijn bijvoorbeeld een mail beantwoorden of je administratie doen, waardoor het daarbij moeilijker is om honderd procent gefocust te zijn. Ook voor sociale taken geldt dat ze onze aandacht moeten triggeren en dat we actief bezig moeten zijn. Bijvoorbeeld, tijdens dit interview ben ik helemaal met mijn aandacht bij wat ik wil zeggen. Maar heb je een webinar met dertig andere mensen, dan is het veel moeilijker om je aandacht erbij te houden.”
Wat kun je doen als je merkt dat je je focus verliest, bijvoorbeeld tijdens een vergadering?
“Onze hersenen zijn gemaakt om honderd procent gebruikt te worden. Stel je zit in een meeting en je bent aan het luisteren, dan worden ze misschien maar voor zestig procent gebruikt. Wat gaan je hersenen dan doen: die gaan de overige veertig procent vullen met gedachten, want je hersenen wíllen gebruikt worden. Wat je dan kunt doen is proberen een zo actief mogelijke rol op je te nemen tijdens die vergadering, zodat je aandacht voor de volle honderd procent wordt getriggerd. Sinds ik dit weet, heb ik nooit meer een meeting gevolgd zonder zo’n actieve rol als aantekeningen maken, de tijd in de gaten houden of vragen stellen aan het eind.”
Is het ook een kwestie van kijken naar welk werk bij je past? Wat voor de een interessant en uitdagend is, is voor een ander misschien saai.
“Als iets je interesseert, heb je er sneller aandacht voor. Dat geldt ook als iets de kern is van je werk. Er zijn zeker individuele behoeften en interesses die een rol spelen. Voor de een is budgetteren, een planning opstellen of de administratie bijhouden een noodzakelijk kwaad, voor de ander is dat de essentie van zijn werk. Zeker met tijdsdruk en deadlines die daarbij komen kijken, is het mogelijk om in een hyperfocus te raken.”
Is het dus een combinatie van de vaardigheden die je hebt en de uitdaging die je krijgt?
“Inderdaad. Als we onze vaardigheden kunnen gebruiken, waarbij je de balans vindt om voldoende uitgedaagd te worden, vind je de ‘sweet spot’ tussen die twee. Stel dat de taak niet uitdagend genoeg is, dan ga je je vervelen en gaan je hersenen weer random gedachten genereren.”
Dat optimale punt om in een flow te komen verschilt dus per persoon?
“Ja, dat ligt voor iedereen anders. Het is moeilijk om daar algemene uitspraken over te doen, wetende dat de verschillen vaak binnen de persoon liggen. Daar wordt momenteel wel onderzoek naar gedaan. We zien dat als je die hyperfocus of flow wilt voorspellen, je moet kijken naar wat mensen aan het doen zijn en dat vergelijken met hun eigen cijfers. Je moet niet naar verschillen tussen mensen kijken, want het ligt voor iedereen anders.”
“Bij hybride werken is de slogan: werk thuis om door te werken, en werk op kantoor om samen te werken.”
Tijdens corona hebben veel mensen thuisgewerkt. Nu is er vaak een combinatie van thuis en op kantoor werken, het zogenaamde hybride werken. Is bij optimaal geconcentreerd werken ook de werkomgeving van belang?
“Zeker weten. Er zijn omgevingen die aandacht stimuleren en omgevingen die je afleiden. Het hangt wel af van het type taak waar je mee bezig bent. Het is belangrijk om te weten dat de omgeving waarin je werkt, voldoet aan de eisen die de taak aan je stelt. Dus stel, je hebt taken waarbij je complex denkwerk aan het verzetten bent en die je volledige aandacht vereisen, dan hebben je hersenen niet veel nodig om uit die zone te raken, want je gebruikt al honderd procent van de capaciteit. Als ik aan het schrijven ben op kantoor en er wandelt iemand voorbij, dan ben ik al uit mijn concentratie. Bij hybride werken is de slogan: werk thuis om door te werken, en werk op kantoor om samen te werken. Mensen worden doorgaans minder gestoord als ze thuis werken, wetende dat er ook privéstoringen kunnen zijn. Het kantoor is ideaal om te brainstormen, informele gesprekken te hebben, samen over oplossingen na te denken en meetings te houden. Als je taak en omgeving op elkaar afstemt, heb je het over activity-based working waarbij je dat proactief op elkaar afstemt.”
Kun je meer vertellen over afgeleid zijn door privézaken?
“Het is eigenlijk te kort door de bocht om te zeggen dat thuiswerken altijd beter is om geconcentreerd door te kunnen werken. De productiviteit ligt over het algemeen wel hoger thuis. Je hebt minder werkstoringen van collega’s. De enige manier waarop je door hen gestoord kan worden, is via de mail, telefoon of ict. Soms is het jammer dat als je thuis werkt, je alsnog daarmee bezig bent, want dan mis je de kans om dingen af te strepen van je to-do list. Aan de andere kant: in de privésfeer heb je te maken met andere verstoringen. Je ervaart een conflict tussen rollen, bijvoorbeeld tussen werknemer of leidinggevende en papa of mama. Als je kinderen iets vragen, moet je switchen tussen die rollen. Het is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Als je in een aparte kamer kunt werken, maak je de kans op flow groter. In de keuken of woonkamer ervaar je die rolconflicten sneller. Ruimte geeft energie. En als die ruimte gelinkt is aan werken, verhoogt dat je concentratie.”
In grotere kantoren hebben mensen vaak hoofdtelefoons met noise cancelling op. Helpt dat?
“Ik ben blij dat je die vraag stelt. Het gaat verder dan de locatie zelf, het debat gaat niet alleen over thuis of op kantoor werken. Wat er in die locatie gebeurt, voorspelt of we in de zone raken of niet. De meeste werkverstoringen zijn gerelateerd aan de aanwezigheid van andere mensen: mensen die binnenwandelen, e-mails, leidinggevenden, telefoontjes. Dat kun je linken aan de werklocatie. Als je op kantoor werkt, maar wel in een ruimte waar je alleen zit, is je concentratie niet veel slechter dan thuis. Als je aan een bureau in een open ruimte werkt, is je concentratie het minst, want daar ben je sneller afgeleid. Pratende mensen, het geluid van een koffiezetapparaat of kopieermachine. Er zijn veel meer storingen die het gevoel van flow kunnen verminderen. Vandaar die noise cancelling.”
Verschillende soorten plekken op kantoor, dus om geconcentreerd te kunnen werken of om elkaar te ontmoeten, helpt om in een flow te komen.
“Open kantoortuinen werken daarom vaak niet. Die moeten verschillende functies combineren. Stel dat je niets hebt behalve dat open landschap. Je moet soms complex denkwerk kunnen verzetten. Maar de mate waarin je daar gestoord zult worden, is veel groter. In de tijd dat kantoortuinen werden gebouwd, wilden werkgevers juist interactie tussen werknemers stimuleren. Maar de voordelen van die spontane interacties wegen eigenlijk niet op tegen de nadelen, namelijk dat mensen minder productief zijn. In de ideale situatie zijn er verschillende ruimtes waar mensen werken naar gelang hun taken. Wil je doorwerken, dan ga je bijvoorbeeld in een eenpersoonsruimte zitten. Maar ook stilteruimtes werken goed voor doorwerken. Daar zien we ook een hoge flow. In een stille ruimte is het de regel om niet te praten en elkaar niet te storen, maar daar voel je wel de sociale druk van andere mensen die ook geconcentreerd aan het werk zijn.”
Een tip voor organisaties is dus om daar rekening mee te houden bij de inrichting van je kantoor. Dat je een verscheidenheid aan mogelijkheden en omgevingen biedt.
“Ik zet storingen en spontane interacties nu in een negatief daglicht, maar we zijn natuurlijk werknemers binnen een groter geheel. In teams zijn interactie, spontane ontmoetingen, samenwerken en brainstormen juist superbelangrijk. De tip voor werknemers is dus zeker niet om storingen zoveel mogelijk te vermijden en je zoveel mogelijk te isoleren in je bubbel en alleen maar aan je taken te denken. Het is die balans zoeken tussen doorwerken en samenwerken.”
De een is om acht uur ’s ochtends op zijn best en de ander om acht uur ’s avonds. Dan wil je aan je collega’s laten weten dat je niet gestoord wilt worden omdat je gefocust aan het werk bent. Hoe belangrijk is het kunnen plannen van je productiviteit?
“Mensen hebben een beperkte aandachtsspanne. We kunnen ons niet oneindig lang concentreren. We hebben cognitieve energie nodig om ons volledig te kunnen focussen. Dat hebben we meestal als we lang hebben uitgerust. Vandaar dat mensen het gevoel hebben dat ze ’s ochtends beter aan complexe taken kunnen werken, omdat ze net zeven of acht uur goed hebben geslapen. Hun hersenen hebben geen nieuwe informatie opgenomen zodat de spieren van de hersenen zijn uitgerust. Wij zien dat flow tijdens complexe taken ’s ochtends veel hoger is dan als je bijvoorbeeld met mails bezig bent ’s ochtends. En we zien een U-vormige relatie door de dag heen. Naar de middag toe heb je net gegeten, je lichaam zit in een relaxstand en dan is het moeilijk om weer aan dat denkwerk te beginnen. Naar het einde van de dag toe wordt de omgeving rustiger en kunnen veel mensen zich weer ‘aanzetten’, de werkdag eindigt bijna en je voelt de druk om nog dingen af te maken.”
Welk soort werkzaamheden kun je het best in het midden van de U doen, dus grofweg tussen 12 en 15 uur?
“We zagen dat de concentratie dan iets hoger is tijdens sociale taken. In een gesprek met iemand kun je moeilijker wegdommelen, want die ander vergt jouw aandacht. Plan dan dus liever een meeting in dan dat je aan een complexe denktaak gaat werken. Dus wel taken die je cognitie triggeren, maar waarbij je niet te intensief moet nadenken.”
Als je een deadline hebt, moet je wel gefocust aan het werk. Wat helpt nog meer om in een flow te komen?
“Hoe lang geef je jezelf de tijd om in een taak te komen? Als jij elke tien minuten wisselt van werkzaamheden door heel veel dingen door elkaar te doen, dan mis je de opportuniteit om in de diepte te komen tijdens een taak die veel denkwerk, probleemoplossend vermogen of creativiteit vereist. De mogelijkheid om bij taken die op mentaal niveau veel van je vereisen een tijdlang ongestoord door te werken – we zien dat dit tussen de 50 en 90 minuten is – geeft je de kans om een piek te bereiken van flow. We hebben vaak de neiging om te proberen te multitasken en veel dingen door elkaar te doen, want onbewust geeft ons dat een stoot adrenaline en dopamine. We denken dat we het goed doen, maar objectief gezien kunnen we dan minder goed problemen oplossen en maken we meer denkfouten. Geef jezelf dus de mogelijkheid om in de diepte te komen bij taken en een tijdlang ongestoord door te kunnen werken.”
Is er een optimale dag in te richten, gebaseerd op die U?
“Ja, ook hier moet je kijken naar de taken. In de ochtend is de flow hoger bij complexe denktaken. Mijn productiviteit is belachelijk hard gegroeid omdat ik aan het begin van mijn werkdag geen mails beantwoord, maar meteen iets belangrijks ga schrijven of lezen. Voor mij zijn de ochtenden echt productiviteits- of doorwerkblokjes. Ik heb mijn leidinggevende verteld dat ik mijn mails pas ’s middags beantwoord en mijn telefoon niet bekijk ’s ochtends. Maar dan verzet ik wel bergen werk. Dat is niet voor iedereen mogelijk. Ik kan een ochtend van de aardbol verdwijnen omdat ’s middags antwoorden ook goed is. Sommige mensen kunnen niet de hele ochtend blokkeren, maar doe het dan bijvoorbeeld voor vijftig minuten. Na het denkwerk van de ochtend plan ik in de middag vaak meetings of taken waarbij ik iets praktisch moet doen: een planning maken, data verzamelen of mails beantwoorden. Taken die niet veel complex denkwerk vereisen, maar waarbij ik dingen moet regelen. Als iemand een afspraak met me wil, zeg ik altijd: sorry, ik kan niet ’s ochtends. Ik kan dan eigenlijk wel, maar dat zijn mijn focusuren.”
‘Er is een onderzoek dat aanduidt dat als organisaties één stilte-uur per dag of week toelaten, dat zorgt voor een stijging van de productiviteit.’
Hoe kunnen organisaties hierop inspelen en dit faciliteren?
“Dat speelt op cultuurniveau. Een cultuurverandering is heel moeilijk, maar het begint bij bewustwording en initiatieven ontplooien op dit gebied. Er is een onderzoek dat aanduidt dat als organisaties één stilte-uur per dag of week toelaten, dat zorgt voor een stijging van de productiviteit. Maak ook afspraken op teamniveau. Richt stilteruimtes in. En communiceer de cultuurverandering naar leidinggevenden en teams. Voorkom dat werknemers van bovenaf druk ervaren dat ze constant bereikbaar moeten zijn.”
Welke rol kunnen leidinggevenden spelen hierin?
“Als werknemers een storing of werkonderbreking krijgen die komt van de leidinggevende, onderbreken ze echt hun werk om aan de taak te werken die van de leidinggevende komt. Dat zorgt ervoor dat de taak waar ze eigenlijk mee bezig waren, onderbroken wordt, en het is niet altijd even makkelijk om daar weer in te raken. We voelen de druk van een leidinggevende en zijn geneigd om alles uit onze handen te laten vallen om ons met zijn verzoek bezig te houden. Het is belangrijk om je dat te realiseren als leidinggevende, dat als je communiceert, je wel druk oplegt. Hoe en wanneer je communiceert is belangrijk. Ik voel die druk zelf gelukkig niet dat ik binnen het uur moet antwoorden, want mijn leidinggevende weet dat mijn productiviteitsblokken belangrijk voor me zijn en zij respecteert dat. Sommige leidinggevenden zetten onderaan hun mails: ‘Voel je niet verplicht om buiten werktijden om te reageren’. Alleen dat kan al helpen om iemand de vrijheid geven om geconcentreerd door te werken.”
Het is dus goed als leidinggevenden vragen aan medewerkers of ze focusblokken hebben?
“Natuurlijk. Maak daar afspraken over. Het is niet zo dat ik geen mails kan ontvangen ’s ochtends, maar het is oké als die een paar uur later wordt beantwoord. Toch kunnen we ook kritisch zijn naar onszelf en bedenken hoe urgent en belangrijk een bepaald bericht is dat je naar een collega wilt sturen. Kan het wachten tot vanmiddag of morgen? We hebben de neiging om nú aan dingen te willen werken, maar vaak valt de urgentie wel mee.”
…. ‘dan was de mate waarin mensen tijdens hun taken gestoord werden door anderen de meest voorspellende factor voor een verminderde concentratie.’
Wat zijn de belangrijkste conclusies van jouw onderzoek?
“Enerzijds dat we optimale concentratie kunnen bereiken zowel bij intellectuele als bij sociale taken, zolang we maar een actieve rol hebben en de taak ons triggert. Kijkend naar alle modellen en alle variabelen die daarin zitten – werktijd, tijd van de dag, soorten taken, werkomgeving – dan was de mate waarin mensen tijdens hun taken gestoord werden door anderen de meest voorspellende factor voor een verminderde concentratie. Dat is logisch, want je onderbreekt je taak om met iets te dealen waar je collega mee binnenkomt of wat je kreeg via de mail of telefoon. Dat duurt even, en daarna moet je je aandacht weer richten op je taak, en dat duurt ook even. We kunnen dat niet direct afsluiten. Die taakwisselingen kosten cognitieve energie en zorgen voor vermoeidheid op termijn. Het was eigenlijk belachelijk hoe negatief de invloed is van gestoord worden. Dus: er is een tijd voor sociale interactie, maar ook een tijd voor doorwerken. De aanwezigheid van anderen had wel een belangrijke rol als mensen niet gestoord werden, bijvoorbeeld in een stilteruimte of in de bieb. Daar zagen we dat de concentratie bijna even hoog was als wanneer je thuis alleen werkt, en soms zelfs iets hoger. Dat is ook belangrijke informatie. We moeten de balans vinden van ons goed voelen bij anderen, niet gestoord worden, maar ook weer interacties kunnen aangaan.”
Wat kunnen organisaties doen met deze inzichten?
“We hebben het al gehad over cultuur en verschillende ruimtes in kantoren. Optimaliseer de layout van je kantoor en vermijd open kantoren. En faciliteer hybride werken. Dat is niet altijd vanzelfsprekend, want veel organisaties willen dat werknemers weer op kantoor komen werken. Maar een deeltijdse thuiswerkregeling kan voor de beste voordelen zorgen: enerzijds samenwerking en anderszijds doorwerken.
Kijk daarbij naar het type taken van medewerkers. Mensen zijn niet graag bezig met dingen die niet de essentie zijn van hun baan. Huur bijvoorbeeld liever extra administratieve medewerkers in of automatiseer het. Veel leidinggevenden zijn veel met administratie bezig. Geef werknemers autonomie en verantwoordelijkheid om de taken te kiezen waar zij het liefst mee bezig zijn en die de essentie zijn van hun job.
En creëer een cultuur waarin medewerkers de mogelijkheid hebben om te ‘disconnecteren’, of juist om na werktijd door te werken als ze ’s middags iets anders hebben gedaan. Dus dat daar flexibiliteit in wordt gegeven, en mensen niet worden veroordeeld omdat ze ’s ochtends of juist ’s avonds laat werken. Mensen voelen vaak de druk om bijvoorbeeld continu hun e-mail te checken, en die druk komt vaak van boven. Te veel taken en te veel willen doen is niet goed voor organisaties en werknemers. We werken beter als we langer met één ding bezig zijn.”
